(Règlement sur la protection des données 2016/679 du parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, ci-après RGPD)

La Brussels International Catholic School (BICS) tient à protéger la vie privée de ses élèves, de leurs parents et des autres parties prenantes. BICS a conscience de l’importance de la RGPD; tous les professeurs et membres du personnel recevront dès lors une formation spécifique relative à la protection des données durant les journées pédagogiques, et ce une fois par an.

BICS sera le Contrôleur de Données dans la mise en place de la RGPD (ci-après dénommé, le Contrôleur de Données). La présente politique présente les modalités selon lesquelles le Contrôleur de Données collecte, détient et traite les données personnelles.

Le Contrôleur de Données collecte, détient et traite les données personnelles des élèves (et de leur famille) dans un but pédagogique uniquement. En ce qui concernant les candidats, les données ne sont utilisées que pour évaluer l’élève en vue d’une admission.

Le Contrôleur de Données conservera les données personnelles aussi longtemps qu’elles serviront leur objectif primaire et la raison pour laquelle elles ont été collectées, comme expliqué dans la présente politique, et aussi longtemps que l’exige la loi.

Les données des élèves qui sont traitées incluent les éléments de la fiche d’inscription, de la fiche médicale, et de la carte d’identité. Les données collectées pour les candidats qui ne deviendront pas nos élèves n’incluent que la fiche d’inscription. Dès la mise en place de la RGPD, les fiches d’inscription contiendront une déclaration de conformité à la RGPD.

Les données des élèves et des candidats décrites précédemment sont gardées en sécurité à l’administration de l’école, avec un accès limité au directeur, sous-directeurs, secrétaire du directeur et de l’école, et à la comptable. Les professeurs tiennent une registre de présence avec le nom des élèves et leur classe; ce registre est gardé en sécurité dans le bureau des professeurs.

Le Contrôleur de Données détient également des photos des élèves pour d’éventuelles publications sur les pages internet de l’école (www.bicschool.be et www.facebook.com/bicschool.be). Ces photos sont publiées après le consentement des parents d’élèves.

Hormis les publications sur les pages internet de l’école, selon les modalités prévues au paragraphe précédent, le Contrôleur de Données ne partage les données des élèves qu’avec les autorités administratives belges, afin de se conformer à la règlementation nationale d’application.

Depuis la mise en place de la RGPD, tous les ordinateurs disposent d’un mot de passe. L’utilisation d’un téléphone portable par les professeurs ou membres du personnel est interdite, hormis en cas de situation d’urgence ou en cas d’autorisation spéciale par la direction de l’école. Aucune photo d’élève ne peut dès lors être prise avec un appareil personne, que ce soit par les professeurs ou autres membres du staff.

Les données personnelles des employés sont gardées par l’administration de l’école et l’accès est limité au membre de ladite administration (Directeur, secrétaire du directeur). Ces données ne sont partagées par le Contrôleur de Données qu’avec les entités de sécurité sociale externe et avec la comptable de l’école afin que les salaires et autres avatanges sociaux puissent être attribués chaque mois.

Les données personnelles de nos fournisseurs sont gardées par notre administration et l’accès est limité au membre de ladite administration (Directeur, secrétaire du directeur, secrétaire de l’école). Ces données ne sont pas partagées avec une tierce personne.

Les contrats avec les employés et les fournisseurs, après l’entrée en vigueur de la RGPD, inclueront une clause de conformité à la RGPD.

Les données personnelles des personnes qui entrent dans le bâtiment reprises dans le registre ne sont pas partagées avec une tierce personne. Une notice de conformité affichée à côté du registre atteste de la conformité à la RGPD en matière de gestion de ces données personnelles.

Le Contrôleur de Données utilise les cookies sur le site www.bicschool.be. En utilisant cette page internet, vous consentez à l’utilisation des cookies. Les Cookies sont des petites parties de textes envoyées par votre navigateur lorsque vous visitez un site internet; un fichier cookie est stocké dans votre navigateur et permet que vous soyez reconnu sur un site afin de rendre votre visite suivante plus facile et utile. Nous utilisons les cookies pour le fonctionnement de la page web, et également pour la collecte de cookies par Google Analytics et ce afin d’améliorer votre expérience, et non pour identifier l’utilisateur. Si vous souhaitez supprimer les cookies, ou demander à votre navigateur de le faire, ou encore refuser les cookies, nous vous conseillons de visiter les pages « aide » de votre navigateur.

Le Contrôleur de Données garantit les droits suivants aux données qui sont détenues et traitées: Droit à l’information, Droit d’accès de la personne concernée, Droit de rectification, Droit à l’effacement dit «droit à l’oubli», Droit à la limitation du traitement, Droit à la portabilité des données, Droit d’opposition

En ce qui concerne le droit à l’information et le droit d’accès, la Secrétaire de l’école fournira les données requises par email dans le mois et selon les modalités indiquées par l’Agent de Protection des Données. Ledit Agent peut refuser la requête vie justification écrite, par email, incluant le droit d’adresser une plainte à l’autorité supérieure et le droit à recours judiciaire.

Le droit à la mise à jour et/ou rectification des données sera traité par les mêmes employés, et selon la même procédure que celle décrite au paragraphe précédent. Dans le cas peu probable où le Contrôleur de Données a partagé des données incorrectes avec une autre organisation, l’administration de l’école informera ladite organisation de l’inexactitude des renseignements dans la semaine.

Le Droit à l’effacement dit «droit à l’oubli», et le Droit à la limitation du traitement sera également assurée par la secrétaire de l’école, comme indiqué par l’Agent de Protection des Données, et ce dans le mois. Nos systèmes et fichiers nous permettent de localiser et effacer les données dans ce laps de temps, à moins que nous soyions contraints par la loi de conserver les données plus longtemps.

En ce qui concerne le Droit à la portabilité des données, la secrétaire de l’école fournira les données personnelles par email dans un format structuré, lisible et d’usage; si le détenteur des données le demande, la Secrétaire de l’école transmettra ces données à une autre organisation si cela est techniquement possible. Le délai n’excédera pas un mois, sauf requête plus complexe.

Tout individu sera informé de son Droit d’opposition lors de la première communication et dans la notice du Contrôleur de Données relative à la vie privée.

Si vous souhaitez exercer une des droits mentionnés ci-dessus, veuillez contacter la secrétaire de l’école par courrier recommandé à l’adresse rue Général Leman 86, 1040 Bruxelles.

Le Contrôleur de Données a nommé M. Miguel Toledano, sous-directeur du Contrôleur de Données, Agent de Protection des Données. Ledit Agent organisera un audit informatif chaque année.

Dans le cas peu probable d’une violation des la protection des données, veuillez envoyer un email à la Secrétaire de l’Ecole à l’adresse leman@bicschool.be et l’Agent en charge de la protection des données enquêtera et, si nécessaire, rapportera cette faille à l’autorité compétente en matière de protection des données, et au détenteur de ces données si cela met en danger ses droits. Chaque détenteur de données a le droit d’introduire une plainte auprès de l’autorité compétente en matière de protection des données s’il pense qu’il y a un problème avec la gestion des données du Contrôleur de données.